Lexisでは、支払い依頼を送るだけでも、スプレッドシート、紙の記録、別々のデータベースを行き来する必要がありました。今では、スタッフがOneLearnで生徒の情報とクラスを確認し、LINEやメールで支払いリンクを送れます。

学校は請求と保護者への連絡から始め、日々の運営を続けながら、少しずつ変更を進めました。

長い歴史と、高まる事務負担

Lexisは30年にわたり、学習背景の異なる子どもたちに英語を教えてきました。初めて学ぶ生徒から、海外生活のあと日本に戻ってきた生徒まで、さまざまなスタート地点に応えています。

そのためには、クラス配置、スケジュール、請求、保護者との連絡を常に調整する必要があります。3月と4月の繁忙期には、新規入会20名とクラス変更20名が重なることもあり、それぞれ学校の記録全体を更新しなければなりません。

長年、その業務は紙、スプレッドシート、複数のアプリケーション、そして特定のスタッフが持つ知識の組み合わせに支えられていました。

業務そのものが特別に複雑だったわけではありません。使っていた仕組みが、業務を複雑にしていたのです。
— Jared Maier, Lexis

一度の更新が、いくつもの手順になる

請求はその典型例です。現金からオンライン決済へ移行すると、保護者が学校に来て支払う必要はなくなりました。しかし、決済サービスはLexisの既存の記録とつながっていませんでした。

支払い情報はスプレッドシートで届き、スタッフはほかの記録と照合し、顧客情報を手作業で更新していました。

同様の受け渡しはほかの業務でも起きていました。問い合わせはメールからオフラインのデータベースへ、ノートへ、そして入会と請求用の別の記録へと移ります。出席は紙に記録したあと、別の書類へ写されていました。

同じ情報を2回、3回と入力していました。しかも、手順をすべて把握しているのが1人か2人だけの業務では、その人が不在だと、ほかのスタッフが何が起きたのか、次に何をすべきかを把握しにくくなります。

Lexisは、複数のスクール管理システムや業務管理システムを検討しました。請求には対応していても連絡機能が弱い製品、英語での利用、LINE、スケジュール、支払いの実務をまとめて支えられない製品がありました。

30年の運営を経て、Lexisはスタッフと保護者にすべてを一度に変えてもらうのではなく、業務を改善したいと考えていました。

OneLearnは、使っているアプリケーション、手作業で行っている業務、保護者の最初の問い合わせからクラス配置と請求までの流れを整理し、学校の実際の運営を地図のように可視化することから始めました。

私たちの業務全体を地図のように整理してくれました。あれほど全体像が見える形になったのは初めてでした。OneLearnチームが本当にLexisに必要なものを理解しようとしていると感じました。
— Jared Maier, Lexis

その地図により、情報がどこで動き、どこで作業が重複し、何から手をつけるべきかについて、両チームが共通の理解を持てました。

Lexisは請求を最優先に据え、保護者への明確な連絡と並行して進めました。

導入の早い段階で顧客記録はOneLearnへ移行しました。スタッフは旧データと現在のデータを整理し、情報の所在を学び、学校が導入できるワークフローから順に使い始めました。

今では、スタッフが顧客アカウントを開き、生徒の履歴と現在のクラスを確認し、該当する請求内容を選び、LINE、メール、または両方で支払い依頼を送れます。保護者はメッセージ内のリンクから支払いを完了できます。

生徒情報と支払い依頼が同じワークフローの中にあり、以前の別々の記録と手作業の受け渡しの連鎖に代わりました。Lexisは契約、更新、それに関する連絡も同じプラットフォームで扱っています。

導入は引き続き段階的です。すでに使っているワークフローにスタッフと保護者が慣れてから、学校はさらに多くの機能を導入しています。

スタッフがシステムを学び、想定外の状況に直面したとき、LexisはOneLearnチームと直接連携できます。

市販のソフトを購入し、設定や問題解決をすべて自分たちだけで行うのとは、まったく違う体験です。
— Jared Maier, Lexis

Jaredは、通常当日か翌日には返答があると述べています。その継続的な連絡が、疑問への対応と移行期の自信につながっています。

Lexisは今もOneLearnの活用範囲を広げています。いちばんはっきりした変化は、日々の業務の中にあります。生徒の記録から支払い依頼と保護者への連絡まで、ひとつのプラットフォームで進められます。

学校は運営の一部を明確に定めて始め、スタッフと保護者にとって全体の移行は無理のないペースに保っています。

Lexisにとって、それは継続的な改善の土台です。情報がつながり、段階的に導入が進み、学校の運営を理解しているチームが伴走してくれることです。

お使いのスクールでも、生徒情報、請求、保護者への連絡が別々の場所で管理されていますか？現在のワークフローと、お役に立てる可能性のある点について、OneLearnチームにご相談ください。